華東理工大學 藝術設計與傳媒學院 徐 力

摘要：運行設計，是以活動發生地點場地及現狀條件為基礎，對活動運行期間的空間配置、流線、流程以及運行所需的臨時設施進行的規劃和安排。運行設計的出現和廣泛應用，為展示活動的組織和推進提供了強有力的工具。

關鍵詞：運行設計 展示設計 信息傳達 空間設計 

中圖分類號：TB47 文獻標識碼：Ａ

文章編號：1003-0069(2017)08-0128-02

Abstract：The operational design is based on the location and conditions of the event site, and the planning and scheduling of the temporary facilities during the operation of the space, the flow line, the process and the temporary facilities required for the operation. The emergence and widespread use of operational design provides a powerful tool for organizing and promoting the activities.

Keywords：Operational design Display design Information communication Space design

引言

展示活動的根本目的是使觀眾在有限的時空中最有效地獲取有關信息。當前國際上方興未艾的會展業為展示活動提供廣闊的舞臺。針對會展活動的前期工作需求，運行設計作為實現和管理的工具，規劃了活動前期的工作，包括：了解活動的組織機構；明白展示工程各環節的相關工作內容；熟悉會展活動相關的管理理念；推出一套合理的前期準備方案。

一、運行設計的概念

運行設計，顧名思義是基于項目管理運行的規劃，運行設計工作主要受限于運行的場所與空間，著眼于如何達成運行的任務和目標。運行設計的核心是服務，幫助設計團隊科學分析管理項目。

對于會展活動中的運行管理萬變不離其宗地離不開以下幾個方面內容：

（一）了解組織結構：對會展活動從始至終所涉及的組織結構要有一個完整的了解，對他們的組成和職責一定要有明確的概念，才能懂得如何參與到整個展覽活動中。

（二）空間配置：了解活動空間的條件和限制，以便于結合活動的目的來確定具體的展示方式，活動流程，繼而確定功能劃分。

（三）流線組織：對車輛和人群的活動范圍及路線做出合理安排。

（四）客戶需求整合：不論是客戶的特點、要求，還是對展示內容的了解都是前期需要整合的。將這些信息進一步進行信息分類和分級，確保在整個活動過程中有良好的傳達。

（五）系統配合：水、電、氣、熱、照明、音響以及會展活動的相關規定看似次要但其實是所有想法的保障。

二、運行設計在會展活動前期啟動時的應用 

對展示活動而言，通常涉及到組織策劃、支持推進、技術支持、空間支持、路演企業這幾個方面工作。相對應的就可以折射出五類參與者。運行設計首先要明確活動中，這幾方是誰，什么關系。

（一）主辦方

展會成功離不開主辦方的苦心經營，在展會激烈競爭的今天，作為展會的主題及內容的主策劃方已不是單純地追求經濟效益，而要更多地考慮參與者的利益。主辦方是這六個參與者組成的小組的組長，是最具創造力的一方，有能力組織獨具特色的展會并給其他參與者帶來利益。它的職責包括：1.組織、策劃展會的主題、內容、地點和時間等。2.協調整合其他五方參與者，并與他們充分溝通。

（二）協辦方

協辦方往往是一些提供技術、資訊、經濟、人員等方面支持和贊助的單位。同時，協辦單位必須是與展會主題相關的行業。它的職責包括：1.協助主辦方做溝通的工作。2.對展會進行技術、資訊或經濟上的支持。

（三）場館

主辦方一旦決定了在哪個城市舉辦展會，就會在該城市選擇場地，大多數“會展城市”都有幾個展覽場所，一旦確定場館后，主辦方和協辦方會審查可用的會議中心、展廳、酒店、禮堂以及其他可用場地，再對場地進行展位、展區劃分。場館的職責包括：1.提供必需的軟硬件設施。2.提供活動所需的各種服務。3.按會展活動的規則監督、管理現場。

（四）承建方

承建方是展覽的實施者，對展覽的各項工程事務負有主要責任。我們也稱承建方為“主場”。其職責是：1.劃分整個會場的標準范圍。2.租賃配電箱、家具、飲水設備等、植物花卉等服務。3.協調主辦場館和參展商之間的關系。

（五）參展商

參展商是展會的核心角色。參展商可能是個人、公司或集團，他們擁有需要在活動上銷售或促銷的產品、服務或理念。參展商的職責是：1.向主辦方租用空間。2.設立和裝飾空間（可以與承建方合作，也可以有自己的設計方）。3.直接與觀眾接觸。

這五者之間有直接或間接的相互依賴關系，從這五方的職能來看，他們不僅在流程上有確定的秩序，在運行的系統中更是相輔相成，互為上下行關系，缺一不可。運行設計在這五方當中常常由主辦方或承建方來擔當，前者的優勢在于可以從前期活動的策劃產生就入手，控制力強，后者往往是有規模的展示公司，實戰經驗豐富，具有從策劃到設計、實施乃至現場管理的一站式服務能力，無縫銜接。

三、運行設計在會展活動前期規劃中的應用

（一）對空間配置的了解

一個好的運行一定要對活動的場所有充分的了解，比如活動空間的面積、布局、技術參數、設施等。

北京、上海、廣州是我國的三個主要的展覽城市，下面僅以北京商業展覽主要場館——中國國際展覽中心為例來說明它們的具體情況（如表1）。

從上表中我們可以體會到，在實際活動中，場地的布置還會受到場地內部設施如消防通道、消防設施、立柱、吊燈等的影響。要根據空間內部具體結構來估算真正可用的有效面積。在表格中我們還會注意到諸如“館內凈高”、“卷簾門尺寸”、“手扶電梯、廂式電梯尺寸”、“進出口尺度”等規格尺寸。規格尺寸是提示展具大小和搬運措施的依據，可以避免出現展具無法入場或無法在館內搬運的問題。除了尺寸外，還有一些電梯、地坪的載重數據也是我們設計中的重要依據。表格中展館的供電方式、吊點、壓縮空氣、給排水系統等數據提供給我們設計使用互動展示手段的條件和可能。展示方式的設計也可參考場館可提供的條件，比如每年烘焙展若場館沒有380V工業電路，就無法進行互動性的展示方式。

（二）現場工程流線的組織

整個展示活動的程序包括了準備階段、設計制作階段、布置完成階段、管理接待階段。整個工程自籌劃到展會結束，跨越整個展會期間。各環節息息相關，互相影響。要使工程有條不紊、按部就班地順利進行，流線設計是運行設計的重要環節，也是運行設計基礎性的內容。在一個活動中，活動的人多、車多、物也多，各功能區之間有著復雜的聯系與分隔，人流、車流、物流等各種流線穿插其間，形成一個復雜系統。通過流線設計，目的是提高流動效率。

1.準備階段：將自己的空間區分成功能空間和注冊空間也就是將工作人員路線和觀眾路線分開考慮。既可以避免路線上的沖撞也更適合各自在路線上的動作。提前對場地的設施、規則、公共通道等基本情況有所了解。計劃自己從入場到撤場人流車流的秩序和流線。

2.設計制作方案階段：了解展品清單了解各展品的名稱、數量、規格和特征等。這一方面為具體的布置陳列方案實施提供準確依據，另一方面也能防止撤展、清退等善后工作出現差錯。

3.布展階段：布展階段時間很有限，而布展工作非常繁雜，如果沒有對工序的規劃控制、統籌安排，將造成超時等嚴重后果。一般來講，現場的順序應該是從下到上、從里到外、從粗到細、從固定設施到展品擺放。例如：鋪設地面——組合安裝展示空間主體構件——安置展具——敷設照明線路，安裝照明設備——安排標牌、標志、文字和圖案等配件——按規范順序布置展品一般應滿足先下后上，先后后前，先高后低，先里后外的順序避免違規操作造成的徒勞無益——檢查展品布置情況及時進行處理，再調整——清潔打掃場地，最后用膠帶封圍自己的展區，待次日開展。

4.管理與接待階段：展會活動期間可能出現各種意想不到的情況，對于運行保障來講，最重要的是保障管理維護工作所需的空間位置。比如對于觀眾及展品的安保、對于展示設備的維修更換、對于現場的清潔。 

四、運行設計在會展活動前期的要素分析中的應用

（一）客戶需求的整合

活動雖然是短期行為，但企業的訴求是全方位的，會有嚴格的預算控制、企業形象的整體和延續性、與同級市場的競爭對手的差異性。運行的理念在前期設計階段的核心就是與客戶的溝通，成熟的運行管理善于溝通與引導，通過溝通了解客戶的投資意向、客戶的預算，明確客戶的風格、了解競爭對手的情況、在審美上考慮客戶的品位與需求，給設計師有力的支撐。

于是，才會有設計師根據預算考慮如何應用展示手段、材料、加工方法，打造一個“物超所值”的效果；

采取符合客戶一貫的營銷策略的展示手段，把握企業的一貫風格，并從以前的展示效果中吸取經驗，揚長避短。

了解展品內容、數量、特點以確定展示的手段，合理利用。

知己知彼，從重圍中脫穎而出。

滿足客戶們的審美要求本無可厚非，但要注意的是客戶的要求與我們設計有沒有沖突，會不會影響設計效果，技術上是否可行，經濟與否等。我們必須抓住設計核心，解決主要矛盾，在不背棄原則的基礎上“投其所好”，解決次要矛盾。

（二）系統配合

會展行業正在蓬勃發展，管理相對滯后，展覽工程企業魚龍混雜，雖然其中不乏比較有實力的規范的廠家，但是技術能力不強，沒有施工資格、不規范的公司還大量存在。會展是個公共場所，展臺對公眾的安全起到決定性作用。技術不達標的公司施工安全得不到保證，致使安全隱患大量存在。

運行設計正是讓資質認證、等級標準、管理服務、行業組織、行業自律、行業文化成為展覽工程行業的管理理念的關鍵詞。主辦方、參展商、展館和展覽工程企業在如何建立展覽工程秩序這個問題上所占的角度不同，但是大家都在嘗試、適應著相關的認證和資質評審工作。通過資質認證來管理的理念給展覽業帶來如下好處：

（一）會展活動的安全系數確實得到了提高，主辦單位和參展商、施工單位應該負什么責任都很明晰。

（二）展覽工程企業的安全意識有所提高，一些沒有資質和技術保障的“游擊隊”公司受到了震懾。

（三）會展活動的施工秩序比原來規范了。 認證不是單純為了滿足展館方面管理方便這個簡單的要求，而是對行業管理起到帶頭的作用。

結語

運行設計在國內發展至今，短期會展活動空間設計面臨不再是割裂孤立的展示設計，設計要為企業等商業主體提供長期解決方案，有利于長期設計策略，注重展示空間中信息傳遞更合理，使展示設計轉向更為系統和實用的展示策略設計。

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